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Die Gefahren veralteter E-Mail-Archive

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An alle, die weiterhin ein altes E-Mail-Archiv besitzen – Vorsicht! Sie sitzen auf einer tickenden Zeitbombe.

Von alte E-Mail-Archive, ich beziehe mich auf ein E-Mail-Archiv, das in den frühen 2000er Jahren entwickelt wurde und wahrscheinlich lokal bereitgestellt wird; In einigen Fällen handelt es sich jedoch um eine gehostete E-Mail-Archivlösung. Ein Legacy-E-Mail-Archiv birgt drei Hauptrisiken für Ihre IT-Infrastruktur und Ihr Unternehmen als Ganzes.

Das Sicherheitsrisiko

Das Problem mit alten E-Mail-Archiven besteht darin, dass sie mit sehr alter Hardware und Software entworfen und bereitgestellt wurden. Nehmen Sie als Beispiel Microsoft Windows Server 2003 und Windows SQL Server. Beide Produkte waren die tragende Säule praktisch jeder E-Mail-Archivierungslösung.

Heutzutage werden auf diesen ausgedienten Produkten noch ältere E-Mail-Archive ausgeführt, die ein kritisches Sicherheitsrisiko für Ihr Unternehmen darstellen. Ich kann Ihnen mitteilen, dass wir bei Archive360 kürzlich eine Legacy-E-Mail-Archivmigration für einen Kunden abgeschlossen haben, dessen Archiv auf Microsoft SQL Server 2000 ausgeführt wurde. SQL Server 2000 ist seit April 2013 nicht mehr gültig.

Viele der Sicherheitsrisiken resultieren aus der Tatsache, dass „Fixes“ für bekannte Schwachstellen in alternden und/oder bald ausgedienten Produkten einfach nie eingeführt wurden. Dafür gibt es verschiedene Gründe, aber oft lautete die unterm Strich direkt von Microsoft, von diesen Plattformen weg zu migrieren. Und das taten, wie oben besprochen, nicht alle.

Als Beispiel hier ein Link zu a Microsoft-Sicherheitsbulletin über eine Schwachstelle im Dienst zur Erkennung von Netzwerkstandorten zu sprechen, die eine Sicherheitsumgehung ermöglichen könnte.

Das rechtliche Risiko

Leichtfertige Klagen sind eine gemeinsame Bedrohung für alle Organisationen. Insbesondere Klagen von ehemaligen Mitarbeitern. Die wichtigste Quelle für Beweise für solche Klagen ist E-Mail. Alte E-Mail-Archive können möglicherweise Jahre alte E-Mails enthalten.

Hier ist ein kurzer Tipp: Nehmen Sie sich eine Minute Zeit und führen Sie eine Suche in Ihrem alten E-Mail-Archiv durch. Wie viele Jahre E-Mail enthält sie? Wenden Sie sich nun an Ihren General Counsel und fragen Sie ihn/sie, was die Unternehmensrichtlinien zur Aufbewahrung von E-Mails sind. Versuchen Sie, eine klare Antwort zu bekommen – sagen wir drei, vier oder fünf Jahre. Die E-Mail-Aufbewahrung kann einer Branchenverordnung unterliegen; und dies ist die Aufgabe des General Counsel, dies herauszufinden. Ausgestattet mit der Richtlinie Ihres Unternehmens und der rechtlich angemessenen Aufbewahrungsnummer (Jahre) setzen Sie diese sofort in der E-Mail-Archivdatenbank durch.

Fragen, die Sie sich stellen sollten:

1. Was ist Ihre Unternehmensrichtlinie für die Aufbewahrung von E-Mails für ehemalige Mitarbeiter? Sie kann kürzer sein als die Aufbewahrungsfrist für aktive Mitarbeiter. Die Zahl der ausgeschiedenen Mitarbeiter kann in die Hunderte (oder Tausend) gehen und riesige Mengen an E-Mails können sich unnötigerweise im E-Mail-Archiv ansammeln.

2. Wie viele Archiv-E-Mails sind rechtlich gesperrt? Sind die Fälle abgeschlossen und kann der Legal Hold aufgehoben werden? Erkundigen Sie sich bei Ihrem General Counsel und stellen Sie sicher, dass Sie E-Mails, die im Legal Hold sind, nicht länger als nötig aufbewahren.

Die Quintessenz ist, dass Ihr E-Mail-Archiv eine große Menge an E-Mails ansammelt. Es ist ratsam, die E-Mail-Aufbewahrung genau im Auge zu behalten und E-Mails zu entsorgen, die nicht aufbewahrt werden müssen (und um E-Mails zu schützen, die aufbewahrt werden müssen). E-Mails, die über ihre Nutzungsdauer hinaus aufbewahrt werden, bergen ein rechtliches Risiko für Ihr Unternehmen.

Das Supportrisiko

Lassen Sie mich diese Diskussion einleiten, indem Sie sagen, dass es eine Tatsache ist, dass Unternehmen (und Produkte) erworben und verkauft werden. Es überrascht daher nicht, dass die meisten älteren E-Mail-Archivprodukte mehrere Besitzer hatten. Es gibt viele Vorteile eines neuen Eigentümers, einschließlich neuer Finanzierung und zusätzlicher Ressourcen, die dem Produkt zugutekommen. Aber es gibt auch viele Nachteile.

1. Überlegen Sie zuerst, was der Grund für den Eigentümerwechsel war? War der neue Besitzer auf der Suche nach dem Archivprodukt oder war das Archivprodukt nur Teil einer größeren Anschaffung? Oftmals hat der neue Eigentümer ein geringes Interesse an dem Archivprodukt und wird wahrscheinlich nicht in sein zukünftiges Potenzial investieren.

2. Wird der neue Eigentümer über die technischen Ressourcen verfügen, um die Produktentwicklung fortzusetzen? Viele neue Eigentümer kaufen ein Produkt, um Marktanteile zu gewinnen, und sind nicht daran interessiert, eine solide (und kostspielige) Produkt-Roadmap fortzusetzen.

3. Wie gut ist die Betreuung beim neuen Eigentümer? Die erste Änderung, die Sie erwarten können, ist, dass der neue Eigentümer die Supportgebühren erhöht. Wie sonst können sie die Anschaffungskosten amortisieren? Erhalten Sie weiterhin das gleiche Maß an Unterstützung? Werden Fehler des Schweregrads 1 weiterhin behoben?

Abschluss

Wenn Sie auf einem alten E-Mail-Archiv sitzen und die Entscheidung für eine Änderung aufschieben – ich hoffe, dass ich Ihre Aufmerksamkeit erregt habe. Tausende von Organisationen sind erfolgreich auf neue E-Mail-Archivplattformen umgestiegen, sodass Licht am Ende des Tunnels ist.

Bill hat über 25 Jahre Technologieerfahrung, davon mehr als 15 Jahre in den Bereichen Archivierung, Information Governance und eDiscovery. Er ist ein häufiger Redner bei Rechts- und Information Governance-Veranstaltungen und hat zahlreiche Bücher, Artikel und Blogs verfasst.

Veröffentlicht unter Lizenz von ITProPortal.com, einer Future plc-Publikation. Alle Rechte vorbehalten.

Bildnachweis: Pavel Ignatov / Shutterstock



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