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Informationssicherheit und Wissensmanagement eng verzahnt

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Sicherheitsmesser

Cyberkriminelle haben während dieser Pandemie Erfolg gehabt. Im ersten Quartal 2020 wird DDoS Anschläge um 278 Prozent gegenüber dem entsprechenden Vorjahresquartal gestiegen. Allein das britische Geschäft ist geschätzt durch Social Engineering über 6,2 Millionen Pfund durch Cyber-Betrug verloren zu haben. Weltweit nutzten Betrüger die Schwachstellen der Menschen und die Übernacht-Pension zum „Arbeiten von zu Hause“ und verleiteten Menschen dazu, auf Links zu klicken, um Malware herunterzuladen und vertrauliche Unternehmensinformationen zu sammeln. Auch die Bedrohungen durch Ransomware nahmen zu.

Es überrascht daher nicht, dass viele Unternehmen und insbesondere professionelle Dienstleistungsunternehmen, die seit langem im Visier von Cyberkriminellen sind, die Einführung von Sicherheitsmaßnahmen als Priorität ansehen, um diese Situation zu bekämpfen. Es bietet eine solide Möglichkeit, den Zugriff auf Unternehmensdaten auf diejenigen zu beschränken, die diese benötigen oder die berechtigt sind, die Informationen in der heutigen Geschäftsumgebung „von überall aus“ anzuzeigen.

Diese Maßnahmen sind auch für die Einhaltung der DSGVO von entscheidender Bedeutung. EIN Prüfbericht von der Anwaltskanzlei DLA Piper zeigt, dass die Bußgelder im Zusammenhang mit der DSGVO um fast 40 Prozent gestiegen sind. Die Regulierungsbehörde meint es eindeutig ernst, ungeachtet der Sicherheitsherausforderungen, die die Pandemie für Unternehmen stellt.

Darüber hinaus fordern Kunden, dass Unternehmen der Erfassung, Speicherung und Sicherung ihrer Daten mehr Aufmerksamkeit schenken. Die Nichteinhaltung der DSGVO und mangelnde Transparenz der Datenschutzprozesse könnten das Vertrauen der Verbraucher in Unternehmen untergraben. Das fordern auch die Kunden professioneller Dienstleistungsunternehmen. Die Geschäftsverträge von Firmen mit Kunden enthalten routinemäßig strenge Klauseln, die einige Praxisteams daran hindern, auf bestimmte Arten von Dokumenten und Daten in Bezug auf ihre Organisationen zuzugreifen. Beispielsweise kann ein Steuer- und Rechtsdienstleistungsunternehmen die beiden größten Fast-Food-Ketten in verschiedenen Praxisbereichen vertreten und die Notwendigkeit von Sicherheitsrichtlinien bestätigen, die man kennen muss.

Starre, wissenswerte Sicherheitsvorkehrungen können kontraproduktiv sein

Allerdings kann Need-to-Know-Sicherheit, wenn sie starr angewendet wird, den Informationsaustausch und die intuitive Zusammenarbeit einschränken, was in einer verstreuten Belegschaftssituation die Mitarbeiterproduktivität, die Geschäftseffizienz und sogar die Rentabilität des Unternehmens ernsthaft beeinträchtigen kann. Die Auswirkungen dürften sich im professionellen Dienstleistungssektor noch stärker bemerkbar machen, da große Unternehmen häufig multidisziplinäre Unternehmen beschäftigen, weil sie potenziell die Vorteile von Experten aus allen Praxis- und Teilpraxisbereichen unter einem einzigen Dach erhalten.

Um dies zu veranschaulichen, bietet die oben erwähnte Steuer- und Rechtsberatung einem Unternehmen eine gesellschaftsrechtliche und grenzüberschreitende personenbezogene Steuer- sowie eine arbeitsrechtliche Beratung an. Um eine zeitnahe Beratung im Einklang mit einem sich schnell ändernden Geschäftsumfeld zu bieten, müssen Fachleute in der Kanzlei in der Lage sein, ihr Fachwissen spontan auszutauschen, ohne die Datenschutzgesetze in den betroffenen Regionen oder die Vertraulichkeit eines der Mandanten in allen Tätigkeitsbereichen zu verletzen.

Wenn die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen dieser Steuer- und Rechtsberatungsberatung jedoch nicht durch Best Practice Knowledge Management (KM) unterstützt werden, ist es sehr wahrscheinlich, dass die Kanzlei in der Lage ist, die Qualität der Service die Ansprüche seiner Firmenkunden getrübt werden.

Need-to-Know-Sicherheit und Wissensmanagement bieten eine Lösung

Die Kombination aus Sicherheit und KM ermöglicht es Unternehmen, Daten zu sichern, Datenschutz- und Datenschutzgesetze einzuhalten sowie einen sinnvollen Wissensaustausch zu unterstützen. Viele Unternehmen und große professionelle Dienstleistungsunternehmen verfolgen bereits einen solchen Ansatz.

Es gibt einige leicht zu gewinnende Best-Practice-Empfehlungen, um sicherzustellen, dass die KM-Initiative erfolgreich wächst.

Die Realität ist, dass KM für Fachleute in Unternehmen nicht immer Priorität hat, da ihr Hauptaugenmerk auf der Lösung von Geschäftsproblemen liegt, sei es für ihre eigene Organisation oder die ihrer Kunden und Klienten. Diese Situation ist in einer Remote-Arbeitsumgebung noch ausgeprägter. Ziehen Sie in Erwägung, WM-bezogene Prozesse in die natürlichen Arbeitsbereiche und Geschäftsprozesse von Fachleuten zu platzieren. Beispielsweise sendet die KM-Abteilung in einigen professionellen Dienstleistungsunternehmen wöchentlich E-Mails an wichtige benannte Personen (Leiter von Geschäftsbereichen, Rechtsanwälte, Steuerberater, Compliance-Beauftragte usw.), in denen sie aufgefordert werden, Dokumente zu ihren Angelegenheiten zu identifizieren derzeit daran gearbeitet wird, sollte in das KM-System aufgenommen werden. Die E-Mail ist so konzipiert, dass sie die Dokumente mit einem einzigen Klick direkt aus der E-Mail zum KM-System hinzufügen können. Dies macht die Aufgabe, „Wissen“ in die WM-Systemroutine aufzunehmen, und minimiert die versehentliche Aufnahme falscher Dokumente, da sich die Fachleute wahrscheinlich daran erinnern, was sie in das WM-System der Firma aufnehmen können oder was nicht, basierend auf den mit den Kunden vereinbarten Klauseln in die Geschäftsverträge.

Eines der Erfolgskriterien eines erfolgreichen KM-Programms ist die Aktualität des Repositorys. Denken Sie also über den Redaktionsprozess nach. Häufig senden die Mitarbeiter die endgültigen Dokumente gemäß den Wissensmanagementrichtlinien ihres Unternehmens an die KM-Abteilung, die dann eine Vielzahl von Technologien wie KI verwendet, um die Informationen in Übereinstimmung mit der DSGVO und den Kundenanforderungen zu redigieren und zu speichern. Bitten Sie alternativ die Fachleute, die Dokumente zu redigieren Vor mit der WM-Abteilung teilen, aber den Verweis auf das Originaldokument angeben. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtiges Know-how schneller in das KM-System einfließt.

Sicherheit und KM gehen Hand in Hand, aber in der virtuellen Geschäftsumgebung der Zukunft wird ein gründlicher Best-Practice-Ansatz für KM für den gesamten Geschäftsbetrieb erforderlich sein. Sie hat direkten Einfluss auf die Qualität der Leistungserbringung. Darüber hinaus wird ein KM-Programm auch für den internen Betrieb von entscheidender Bedeutung sein – einschließlich für Dinge wie Mitarbeiterqualifizierung, Personalwesen, Geschäftsplanung und mehr. Unternehmen tun gut daran, Sicherheit und Wissensmanagement von Anfang an eng zu verzahnen.

Bildnachweis: donscarpo / Depositphotos.com

Mit über 25 Jahren Erfahrung im Technologiebereich als Geschäftsführer von Lexsoft, Carlos García-Egocheaga ist verantwortlich für die strategische Ausrichtung und den weltweiten Ausbau des Gesamtgeschäfts. Er beaufsichtigt alle Aspekte von Lexsoft, einschließlich GuV, HR, Recht und Geschäftsentwicklung.



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