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Ist Ihr Online-Cloud-Speicher sicher genug?

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Cloud-Datensicherheit

Cloud-Speicher zu haben ist eine Realität des Lebens und Arbeitens in einer immer stärker vernetzten Welt, in der wir erwarten, dass wir überall mit einer Internetverbindung im Handumdrehen auf unsere Daten zugreifen können. Cloud-Speicher erleichtert uns das Reisen, das Teilen und vor allem die Sicherheit unserer Daten. Allerdings sind nicht alle Cloud-Speicherlösungen gleich. Während viele kommerzielle Dienste schneller und bequemer sind, opfern sie die Sicherheit, um leichter zugänglich zu sein. Wenn Sie mit sensiblen Daten wie Finanzdokumenten für Kunden umgehen, nutzen Sie eine ausreichend sichere Cloud-Lösung?

Bei der Verwendung von Cloud-Diensten zum Speichern und Freigeben kritischer Dokumente ist es wichtig zu wissen, ob Sie eine Lösung mit dem höchsten Schutzniveau verwenden. Um zu wissen, ob eine Cloud-Lösung sicher genug ist, müssen Sie feststellen, ob sie über eine der folgenden Funktionen verfügt:

Verschlüsselte Dateifreigabe

Unabhängig davon, ob Sie Dokumente innerhalb Ihrer Organisation oder mit externen Parteien teilen, werden die Dokumente in einem verschlüsselten Zustand aufbewahrt, bis sie angezeigt oder heruntergeladen werden?

Die besten Cloud-Dienste teilen Dateien über eine SSL/TLS-Verbindung, die die gesamte Kommunikation zwischen Computern und Servern verschlüsselt. Wenn der von Ihnen verwendete Dienst lediglich Dateien per E-Mail sendet, ist dies nicht sicher genug.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Ermöglicht der von Ihnen verwendete Dienst die Einrichtung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung? Ein üblicher Weg für Angreifer, Cloud-Speicherdienste zu durchbrechen, besteht darin, einfach die Anmeldeinformationen eines Benutzers zu erlangen, was durch betrügerische Phishing-Methoden erfolgen kann. Dies kann eingedämmt werden, wenn Sie für den Zugriff auf Ihren Cloud-Dienst eine zweite Form der Authentifizierung benötigen. Dies kann ein zufällig generierter Code in einer mobilen App oder ein physischer Schlüssel sein, den Sie an den Computer anschließen, mit dem Sie sich anmelden. Bei einigen ausgeklügelten Systemen können Sie sich sogar mit biometrischer Authentifizierung anmelden, wenn Sie über die entsprechende Hardware verfügen.

Governance-Tools

Die Möglichkeit, die Governance bestimmter Dateien in Ihrer Cloud-Lösung festzulegen, ist für die Einhaltung der Vorschriften und die Vermeidung von Haftung unerlässlich. Mit diesen Funktionen können Sie Aufbewahrungsdaten für einzelne Dateien und Dateigruppen festlegen. Sobald Sie ein Dokument für die Mindestzeit archiviert haben, wird es vom System endgültig gelöscht. Das Bereinigen Ihres Systems von Dokumenten, die Sie nicht mehr benötigen, ist eine wichtige Praxis. Wenn Ihr System aus irgendeinem Grund verletzt wird, möchten Sie nicht für gestohlene Dokumente haftbar gemacht werden, die Sie gar nicht benötigen.

Rollenbasierte Berechtigung

Wenn mehrere Benutzer auf das System zugreifen, aber nicht alle berechtigt sind, auf bestimmte Dokumente zuzugreifen, muss Ihre Cloud-Lösung über eine Methode verfügen, mit der bestimmte Benutzer vom Herunterladen oder sogar Anzeigen dieser Dokumente ausgeschlossen werden können. Berechtigungen lassen sich einfacher mit einem rollenbasierten System festlegen, mit dem Sie Benutzergruppen erstellen und deren Berechtigungsstufen für bestimmte Dokumente festlegen können.

Der richtige Cloud-Service für den Job

Wenn Sie in der Buchhaltung und in der Finanzbranche arbeiten, ist Datensicherheit von größter Bedeutung und muss täglich berücksichtigt werden. Die Verwendung eines kostenlosen öffentlichen Cloud-Speicherdienstes kann für den Austausch nicht wesentlicher Daten mit Kollegen und Kunden akzeptabel sein, aber wenn es um das Speichern und Teilen von Dokumenten mit privaten Daten geht, wird dies zu einem Sicherheitsrisiko. Wenn Sie sich für eine Lösung entscheiden, die keine Abstriche bei der Sicherheit macht und für den Umgang mit sensiblen Dokumenten ausgelegt ist, können Sie und Ihre Kunden beruhigt sein.

Bildnachweis: jirsak / Depositphotos.com

Jesse Wood ist der CEO von eFileCabinet, ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem der Spitzenklasse, das das Leben von Menschen, kleinen und großen Unternehmen und deren Kunden verbessert. Wood verfügt über 20 Jahre Führungserfahrung in der Innovation kundenspezifischer technischer Lösungen für eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen.



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