Start Empfohlen Navigieren Sie durch die Komplexität der sicheren Übertragung digitaler Dokumente

Navigieren Sie durch die Komplexität der sicheren Übertragung digitaler Dokumente

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Das Senden und Empfangen wichtiger, unternehmenskritischer oder zeitkritischer Dokumente – ob als E-Mail-Anhang, über eine Filesharing-App oder als digitales Fax – ist heute eine entscheidende Komponente von Geschäftsprozessen und Kommunikation.

Digitale Dokumente sind heute eine primäre Form der Geschäftskommunikation, und alles, von Verträgen bis hin zu Angeboten und Anfragen, sollte als Daten betrachtet werden, die den Compliance- und Sicherheitsvorschriften unterliegen. Lassen Sie uns die vier wichtigsten Überlegungen für Unternehmen untersuchen, wenn es um die sichere Übertragung digitaler Dokumente geht.

Die Cloud als Dokumentenplattform

Bei der Verwaltung elektronischer Dokumente müssen Unternehmen und Organisationen die Herausforderung meistern, einerseits autorisierten Mitarbeitern einen reibungslosen Zugriff zu ermöglichen, andererseits den Zugriff für nicht autorisierte Mitarbeiter zu verbieten und gleichzeitig die Sicherheit zu gewährleisten.

Viele Unternehmen verlassen sich bei der Bereitstellung elektronischer Dokumente auf handelsübliche Filesharing-Apps und -Dienste. In der Praxis bieten diese Plattformen jedoch keine sicheren und überprüfbaren Möglichkeiten zum Faxen, E-Mailen oder Übertragen elektronischer Dokumente.

Filesharing-Apps und -Dienste sind für den täglichen Austausch zwischen Kollegen und Teams konzipiert. Für einmalige Übertragungen einzelner Dokumente sind sie ungeeignet

Angesichts der Einschränkungen von Filesharing-Plattformen erwägen Unternehmen alternative Optionen – einschließlich der Einrichtung interner Faxserver, Dokumentenserver und anderer Übertragungsplattformen. Diese internen Dokumentenliefersysteme werden oft als geschlossene Systeme angesehen. Sie sind jedoch ungeeignet, um elektronische Dokumente an externe Dritte zu liefern, insbesondere an diejenigen, die elektronische Dokumente nur selten anfordern – wie Verträge, Aufzeichnungen, Anweisungen und allgemeine Erklärungen.

Digitale Dokumente verwalten und speichern

Um digitale oder elektronische Dokumente zu verwalten und zu speichern, definieren wir zunächst, was sie sind. Der Begriff „digitale Dokumente“ umfasst eine Vielzahl von Technologien und Formaten, von PDFs über digitale Faxe bis hin zu gescannten Papierdokumenten.

Die Definition eines „digitalen Dokuments“ hängt vom Kontext des Unternehmens ab, das es verwendet, und davon, wie diese Verwendung durch Unternehmensrichtlinien und Compliance-Anforderungen beeinflusst wird. Der Alles-oder-Nichts-Ansatz ist für die meisten Unternehmen die einfachste Methode, ihre elektronischen Dokumente zu verwalten, und basiert auf der Idee, dass alle elektronisch gesendeten Inhalte als digitale Dokumente gelten und verwaltet werden müssen.

Solange digitale Dokumente nur über verwaltete E-Mail-, Fax-Dienste oder andere Systeme übertragen werden können, die Datenlecks verhindern, wird die Herkunft der darin enthaltenen Daten weniger wichtig. Herkömmliche Sicherheitsrichtlinien können verwendet werden, um den Zugriff auf die Dateien zu kontrollieren, während sich die Übermittlung von Informationen auf die digitalen Dokumente selbst konzentrieren kann.

PCI-Konformität

Im Jahr 2006 führte das PCI Security Standards Council (PCI SSC) eine Reihe neuer Anforderungen ein, um eine sichere Kreditkartenumgebung für alle Unternehmen zu gewährleisten, die Kreditkarteninformationen verarbeiten, speichern oder übertragen. Um Unternehmen dabei zu helfen, Kreditkarten sicher zu akzeptieren, bietet der SSC ein umfassendes Rahmenwerk aus Regeln und Richtlinien sowie Tools und Support-Ressourcen. Anfängliche Verschlüsselungsstandards, die bisher nur für Händlertransaktionen galten, wurden auf verschlüsselte Transaktionen im Internet ausgeweitet. Die Sicherheitsprotokolle der Kreditkartenunternehmen basieren auf dem Datensicherheitsstandard (PCI DSS), der in der Zahlungskartenbranche obligatorisch ist.

Die vertraulichen Finanzinformationen der Karteninhaber werden durch PCI-Compliance-Standards sicher aufbewahrt, um Betrug zu verhindern und Datenschutzverletzungen zu minimieren. Unverschlüsselte Informationen sind anfälliger für Hacking. Zusätzlich zum Identitätsdiebstahl können Hacker die vertraulichen Informationen des Karteninhabers für eine Vielzahl betrügerischer Aktivitäten verwenden. Die Einhaltung von PCI ist ein Industrieauftrag, und diejenigen, die sich nicht daran halten, können wegen Verstoßes gegen Vereinbarungen und Fahrlässigkeit mit einer Geldstrafe belegt werden. Darüber hinaus sind diejenigen ohne sie dem Risiko von Diebstahl und Betrug durch Datenschutzverletzungen ausgesetzt.

PCI-Compliance bedeutet, dass Ihre Systeme sicher sind und die Möglichkeit von Datenschutzverletzungen reduziert wird. Selbst eine einzige hochkarätige Sicherheitsverletzung kann den Ruf Ihrer Marke ruinieren und dazu führen, dass Kunden das Vertrauen in Ihre Fähigkeit verlieren, sensible Kreditkarteninformationen zu schützen, und Ihre Kundenbindung zerstören. Datenschutzverletzungen können nicht nur den Ruf eines Unternehmens beeinträchtigen, sondern auch zu Gerichtsverfahren, Versicherungsansprüchen, Kontokündigungen, Bußgeldern von Zahlungskartenausstellern und Bußgeldern von Regierungsbehörden führen.

Sicherheit von E-Dokumenten

Die Einführung von E-Dokumenten als Teilmenge von Dateien bringt neue Sicherheitsbedenken mit sich. Die Übertragbarkeit elektronischer Dokumente bei gleichzeitiger Wahrung ihrer Sicherheit während der Übertragung ist eine Priorität. Damit elektronische Dokumente als sicher gelten, müssen dieselben universellen Richtlinien und Rechenschaftspflichten angewendet werden, unabhängig davon, welches Übertragungsmedium oder welcher Dienst verwendet wird.

Die Übertragung von E-Dokumenten kann über Cloud-basierte Dienste bereitgestellt werden. Die Übernahme dieser Dienste kann jedoch zu einer geschlossenen Plattform führen, die es den Benutzern erschwert, elektronische Dokumente zu teilen – und die sich daher auch negativ auf die Produktivität auswirken könnte.

Um elektronische Dokumente richtig zu sichern, können Organisationen Open-Platform-Technologien mit Cloud-basierten Service-Tools kombinieren. Es sollte die Verschlüsselung der Übertragung von E-Dokumenten, Sicherheitskontrollen zum Zulassen oder Verweigern der Übertragung von E-Dokumenten, integrierte Fax-, E-Mail- und E-Dokument-Übertragungsfunktionen sowie eine benutzerfreundliche Schnittstelle bieten, die für den Betrieb auf mehreren Betriebssystemen ausgelegt ist und Browser.

Scott Wilson ist Vice President of International Sales and Support bei eFax.



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