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Transformieren Sie den Geschäftsbetrieb mit cloudbasierter Spesenabrechnung

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Cloud-Dollar

Die Spesenabrechnung kann sowohl Mitarbeitern als auch Unternehmen Kopfschmerzen bereiten.

Für Mitarbeiter ist es mühsam, Belege aufzuhängen und detaillierte Papiere auszufüllen, und behindert produktivere Aufgaben. Es kann leicht sein, den Überblick über wichtige Informationen zu verlieren, die für die korrekte Einreichung von Berichten erforderlich sind, insbesondere bei Vielreisenden. Herkömmliche Meldeverfahren legen den Mitarbeitern die Verpflichtung auf, eine weitere Sache im Auge zu behalten – neben ihrer Arbeit.

Auch für Unternehmen können veraltete Spesenabrechnungsprozesse eine Herausforderung darstellen. Unternehmen erhalten möglicherweise nicht den Detaillierungsgrad, den sie für Buchhaltungszwecke benötigen, und Buchhaltungsabteilungen sind damit belastet, unvollständige Berichte zu sortieren, Dinge zusammenzusetzen oder Stunden damit zu verschwenden, mit Mitarbeitern hin und her zu gehen, um die benötigten Informationen zu erhalten. Diese häufigen Komplikationen hindern das Unternehmen daran, die Geschäftsausgaben genau zu verfolgen und zu prognostizieren, was zu einer Belastung für den gesamten finanziellen Erfolg wird.

Viele Spesenabrechnungsverfahren haben sich im Zuge der technologischen Fortschritte und der Markteinführung neuer Tools verbessert. Neue cloudbasierte Anwendungen bieten verbesserte Tools für die Spesenabrechnung, die einige der üblichen Schwachstellen herkömmlicher Berichtssysteme und -tools beheben können. Mit der Leistungsfähigkeit von KI und der Cloud können veraltete Spesenabrechnungsprozesse viel schlanker, genauer und effizienter werden. Da viele Unternehmen Remote- oder hybride Arbeitsabläufe einsetzen, sind cloudbasierte Tools so konzipiert, dass sie in diese Arbeitsumgebungen passen. Sie sind auch in Branchen wie Bauwesen, Außendienst und Lieferung von Bedeutung, in denen Mitarbeiter mit dem Einkauf von Materialien, Verbrauchsmaterialien und Kraftstoffen beauftragt sind und regelmäßig Ausgaben in Rechnung stellen.

Mit einer Spesenabrechnungssoftware, die auf künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen (ML) und Automatisierung basiert, kann die Spesenabrechnung die Produktivität und Rentabilität des Unternehmens nicht mehr beeinträchtigen. Diese Technologien können einen ehemals frustrierenden und fehleranfälligen Prozess in einen Prozess verwandeln, der es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Zeit wichtigeren Aufgaben zu widmen und sicherzustellen, dass Unternehmen Ausgaben rechtzeitig und genau verarbeiten. Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, wie eine Cloud-basierte mobile Spesenabrechnungssoftware den Geschäftsbetrieb transformieren und häufig auftretende Stressfaktoren lindern kann.

Produktivitätsherausforderungen

Einfach ausgedrückt, ist die manuelle Eingabe von Spesenabrechnungen zeitaufwändig und fehleranfällig. Bei der manuellen Berichterstellung müssen die Mitarbeiter jeden Beleg überprüfen und die Informationen von Hand eingeben. Das System kann sie auffordern, verschiedene Posten auf einer Quittung in separate Kategorien aufzuteilen, oder der Quittung fehlen möglicherweise die Details, die die Mitarbeiter benötigen, um wichtige Datenpunkte (dh Transaktionsbetrag oder -datum) einfach übertragen zu können. Mitarbeiter müssen oft für jeden Tag oder jede Woche neue Berichte erstellen, was noch mehr Zeit in Anspruch nimmt und mehr Möglichkeiten zur Fehlereinleitung bietet. Verlorene oder beschädigte Belege reichen möglicherweise nicht aus, sodass Mitarbeiter Zeit damit verbringen, eine andere Form der Spesenbestätigung zu beschaffen.

Obwohl ältere Spesenabrechnungssysteme scheinbar klare, lineare Prozesse bieten, sind sie in Wirklichkeit von Frustration, Verwirrung und einfachen Fehlern geplagt. Das Sortieren von Ausgaben ist eine notwendige Geschäftsaufgabe, aber mit all den Fallstricken der manuellen Eingabe kann es am Ende zu einem Zeitfresser werden. Aufgrund der ununterbrochenen Zeit, die für die korrekte Ausführung der Arbeit erforderlich ist, können Mitarbeiter die Aufgabe verzögern oder gezwungen sein, kritischere Geschäftsaktivitäten beiseite zu schieben, um Berichtsfristen einzuhalten.

Auch Buchhaltung und Finanzen sind in diesem Prozess festgefahren. Sie müssen jeden Bericht und jede Ausgabe manuell überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit den richtigen Codes protokolliert wurden, und überprüfen, ob die Beleginformationen korrekt und vollständig sind. Bei so viel Raum für Fehler im Frontend müssen Buchhaltungsteams immer wieder dieselben Fehler korrigieren, was ihre Tage zu Plackerei und Frustration bringt und gleichzeitig Zeit von größeren Aufgaben ablenkt.

Die Leistungsfähigkeit von KI- und ML-Lösungen

KI- und ML-gesteuerte Automatisierung beseitigt diese Schwachstellen, indem sie den Prozess glättet und das Rätselraten bei der manuellen Eingabe verringert. Darüber hinaus erfordern diese Lösungen von den Mitarbeitern viel weniger praktische Zeit, wodurch die Pünktlichkeit und Genauigkeit der Spesenabrechnung an die Finanzteams verbessert wird.

Eine der bahnbrechenden Funktionen moderner Spesenabrechnungssoftware ist die Möglichkeit, Belege von einem mobilen Gerät hochzuladen. ML-Tools können Ausgaben automatisch erkennen und intelligent kategorisieren, sodass die Mitarbeiter dies nicht selbst tun müssen. Sobald einem Mitarbeiter eine Ausgabe anfällt, verwendet er das System einfach, um den Artikel von seinem Telefon aus aufzuzeichnen. Dies macht es einfacher, Ausgaben unterwegs zu protokollieren, anstatt Belege aufzubewahren, um sie später zu sortieren. Bei der Verarbeitung der Spesenabrechnung können Finanzteams auch Bilder der Belege nachschlagen und Buchungen viel schneller überprüfen.

Ein weiteres wichtiges Feature: automatisierte Firmenkartenabstimmungen. Dies ermöglicht die intelligente automatische Erstellung von Spesenabrechnungen und kann Transaktionen erkennen und den Benutzer bei Bedarf daran erinnern, einen entsprechenden Beleg zu protokollieren. Diese Funktion übernimmt einige der mühsameren Dateneingaben im Voraus und stellt sicher, dass Ausgaben nicht vergessen oder übersehen werden.

Mehr fundierte Geschäftsentscheidungen

Insgesamt können KI- und ML-basierte Lösungen Unternehmen dabei unterstützen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Wenn Spesenabrechnungen rechtzeitig und genau eingereicht und verarbeitet werden, können sich Unternehmen in Echtzeit ein umfassenderes Finanzbild verschaffen. Finanzteams können Einnahmen genauer prognostizieren, Gehaltserhöhungen und Boni planen und über Unternehmensinvestitionen entscheiden. Moderne Spesenabrechnungslösungen erleichtern zudem die Ermittlung des Endergebnisses und stellen Schätzungen und Informationen für die Steuererklärung zur Verfügung.

Der Einsatz von Spesenabrechnungssystemen, die Automatisierung nutzen, ermöglicht es Unternehmen, präzisere Vorhersagen über zukünftige Kosten zu treffen. Die Kenntnis der tatsächlichen Kosten für die Reise von Mitarbeitern zu einer Konferenz kann ihnen beispielsweise bei der Entscheidung helfen, ob sie es sich leisten können, beim nächsten Mal zusätzliche Mitarbeiter zu der Veranstaltung zu entsenden oder ob sie in Zukunft weniger werden müssen.

KI- und ML-gesteuerte Spesenabrechnungssoftware kann einige schwierige Herausforderungen lösen, die herkömmliche Systeme nicht bewältigen konnten. Angesichts der dramatischen Veränderungen in der Art und Weise, wie Geschäfte abgewickelt werden, sind technologieorientierte Lösungen wie diese besser geeignet, um Unternehmen dabei zu helfen, erfolgreich zu sein und auch in Zukunft erfolgreich zu sein.

Bildnachweis: ImageFlow/Shutterstock

Ajoy Krishnamoorthy ist VP of Platform Strategy bei Acumatica . Er verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in der Branche in technischen, Marketing- und Führungspositionen. Vor seiner Zeit bei Acumatica war Ajoy bei Microsoft für den Geschäftserfolg in einer Vielzahl von Produktmanagement- und Marketingfunktionen verantwortlich, zuletzt als Director für OEM-Segmentmarketing, wo er und sein Team für die Markteinführungsstrategie für kommerzielle und Verbrauchergruppen verantwortlich waren.



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